Software de gestión documental: eliminando el papel de la empresa ⌨

software de gestión documental

Llega un momento en la vida de toda empresa en la que la gestión de documentos comienza a ser un problema. Se acumulan los documentos de cobro, los albaranes de compra, las notas de entrega, las facturas, las fichas de clientes, etc. Para solucionar gran parte de este problema y ayudar en la centralización y ordenación de todos esos documentos surge el software de gestión documental.

El software de gestión documental en la empresa

Como hemos comentado antes hay un momento en la vida de toda empresa en la que la gestión de los distintos documentos comienza a ser un problema. La tarea de recibir, visar y archivar correctamente cada uno de ellos requiere prácticamente una jornada laboral completa, cuando no más.

Para tratar de reducir este tiempo de gestión, reduciendo también el número de documentos físicos a gestionar, han ido surgiendo varios programas de gestión empresarial. En Barcelona existe una empresa con un software de gestión documental propio, la empresa Ágora y su programa TBS agora cloud.

TBS, software de gestion documental gestionado en Barcelona

TBS es un programa de gestión documental que cuenta con soluciones personalizadas para cada tipo de cliente. A diferencia de otros programas de gestión más grandes, los clientes pueden elegir las aplicaciones de TBS Agora que necesitan en lugar de tener que adquirir todo el programa o comprar la licencia de uso completa.

Esta diferencia permite que TBS Agora pueda adaptarse a clientes de diferente tamaño, desde pequeñas empresas o otras de mayores dimensiones. Como el programa es escalable todas pueden partir de los componentes mínimos e ir aumentando las prestaciones.

La sede de la empresa en España se encuentra en Barcelona, lo que también es otra ventaja de cara a los clientes españoles. Así, todo el soporte, tanto comercial como técnico, se gestiona desde Barcelona, lo que significa un mejor servicio al cliente.

Qué soluciones ofrece el software de gestión documental TBS Agora

TBS Agora cloud ofrece varias soluciones a las empresas. Las características más reconocidas del software de gestión TBS son:

  • Acceso en movilidad securizado
  • Gestión de avisos y alarmas
  • Panel de control visual
  • Creación de un entorno a medida para cada usuario según su tarea dentro del proceso
  • Soluciones homologadas por la AEAT para la eliminación del papel en facturas y tickets
  • Captura digital profesional y Extracción avanzada de metadatos (OCR o reconocimiento de texto)
  • Permite fotografiar los tickets para su captura, eliminación y recuperación del IVA
  • Buscador avanzado y listados de trabajo según perfiles
  • Potente Motor de Wokflow
  • Expedientes electrónicos para el acceso a la información
  • Sistemade plantillas para crear documentos automáticamente
  • Dotar de validez legal las facturas recibidas en PDF
  • Firma avanzada de documentos en movilidad

Por otra parte, el programa se puede complementar con los siguientes apartados, según cual sea la necesidad del cliente:

  • Factura de proveedores. Es una solución pensada para gestionar las facturas entrantes de los provedores, sea cual sea su formato de origen.
  • Notas de gasto. Solución pensada para la presentación de gastos de los empleados. Permite capturar tickets de gasto mediante el móvil y evita tener que guardar el original. Avalado por la AEAT.
  • Compras. Pensado para optimizar la gestión de compras.
  • Contrato. Solución que permite automatizar la creación y gestión de contratos.
  • Mandatos SEPA. Solución de TBS que permite gestionar las órdenes SEPA de manera totalmente digital.